PART1 研發目的

企業文化與精神文明建設一直是企業長期建設、認真對待的內容，OA為其提供了強有力的實施工具：信息發布功能和網上交流功能，本文主要介紹信息發布功能。

信息發布功能包括通知、新聞、公告、圖片新聞，實現了信息傳遞的嚴肅性、及時性、準確性。摒棄了以往“口口相傳”，張貼通知的傳統方式。

為員工提供統一的平臺，及時查閱信息，實現“號令明確，行動準確”。

圖表 1.1-1 公司動態

1.1使用場景

企業重大事務的公告

企業運作過程中，出現重大的事項可及時向廣大員工傳達。例如人員的任免，工作職責的變更。

企業日常事務的通知

企業規章制度的發布，行政事務的通知，例如：相關活動的具體安排。

企業新聞的發布

企業風采展示，通過圖片文章的方式，將集體活動、內部培訓等展現出來；品牌與理念的宣傳，讓員工真正的感受企業文化、理解企業文化、代表企業文化；新產品的發布，員工以企業為驕傲。

1.2常見問題

在過去的信息發布環節中主要存在的現象和問題是：

信息“口口相傳”，讓接收者對信息出現懷疑的態度。

傳遞不及時，延誤戰機。重大事故未及時公告辟謠出現內部恐慌。

通知下發是否被查閱無從知曉；查閱后無法反饋意見。

獲取信息途徑不統一，時而來自郵件，時而來自張貼的布告。

定期更換的宣傳板，費時費力費錢，且更新不及時，無法快速發布最新動態。

PART2 于高效組織管理的價值

信息分類明確

OA將信息劃分為新聞、通知、公告、圖片新聞，也可以根據企業需要創建不同的分類。讓信息管理有序，發送的同時完成了“歸檔”，便于區分工作主次、查閱處理。

信息發布嚴肅、及時

信息發布權限受控，根據工作職責開放給相關行政人員；所有信息發布可設置是否進行審批，審批通過后正式發送；點擊“發布”的那一秒即是接收人員接收的那一刻，確保時效性。

信息傳達內容統一、方式多樣

信息不僅限于電腦端接收，同時可以通過手機APP，微信、短信等多種方式接收。接收渠道多樣，但內容是一致的，統一來自于OA平臺。

通知也可以互動

系統自動記錄信息接收人員是否查閱，發布人員可以查看閱讀情況。提供評論臺功能，當發送人選擇啟用評論時，接收人可以對收到的信息進行評論，也可以對其他人的評論做引用或再評論，以實現互動、討論的目的。

PART3 與眾不同

3.1特點與優勢

1.信息接收人多種選擇形式

選擇人員時，既可以直接選人、也支持按部門、崗位、通訊組等多種方式選擇。如：發送給各部門經理的開會通知，就可以直接選擇崗位：部門經理進行發送。

2.正文形式多樣

發送信息的正文可以在線直接輸入，并進行簡單排版；對于重大公告、通知等，可以直接上傳已經排好版的WORD文件，上傳后，系統會自動將文件的內容提取出來顯示為正文，且版式與WORD顯示一致。

3.主題、內容、附件均可同時發送

發送信息時，根據不同需要可以定制模塊是否需要默認主題；是否需要附件；是否需要審批功能、提醒消息、評論等。

4.圖片新聞選擇性發布到門戶

圖片新聞的作用是將單位發生的重大事件第一時間發布出來，讓每個人都能夠看到。圖片新聞在發布時可以選擇不同的類別。對于允許發布的類別，在發布的同時，會直接顯示到每個人的門戶中，即時更新門戶的圖片新聞。

5.接收信息一目了然

為防止信息發送在內部系統中因為沒有登錄OA而錯過，系統支持在發送信息時通過手機短信提示相關人員。

信息發送后，對于緊急而重要的信息，需要直接確認都有誰接收并查看了信息，對于沒有及時收到信息的人可以通過其它途徑再次通知，這就可以使用到接收記錄功能。

6.重要信息使用星星標注

對重要的信息可以使用星標功能，在星標中能夠單獨查看全部的星標信息，在原位置則通過點亮星星的方式突出提醒信息。

7.置頂功能

對于重要信息，管理員可在后臺設置為置頂，置頂后，該信息直接在已收信息的頂部顯示。

8.修正錯誤信息

發出的信息錯誤怎么辦？在后臺數據中的信息再編輯功能可以修正錯誤，不僅能夠修正內容、標題、附件等的錯誤，還可以修改接收人等信息。

9.強大的自我復制功能

信息模塊除已提供的固定模塊外，用戶可以根據本單位的業務需求擴增新模塊，數量不限。

3.2與其他模塊的聯系

1.與審批功能聯動

信息模塊消息的發送，都可以設置是由管理員一鍵操作還是需要審批流程實現業務，若需要審批流程，可根據實際業務流程創建節點以及分配對應權限。

2.與電子郵件聯動

已收、已發和文件夾中的通知、新聞、公告，都可以轉發到電子郵件。

3.與文檔中心聯動

在發送信息時，能夠選取文檔中心中的文件作為附件直接發送。也可以在文檔中心中，選擇指定的文件直接發送信息。

4.與手機短信聯動

對于重要信息，為防止接收人遺漏，還可以通過手機短信提醒接收人。

3.3對客戶的好處

通過對信息發布功能的使用，讓單位的信息電子化，能夠將原來單位發布的通知、公告等可以及時的通知到要通知到的每個人，對于是否閱讀也會立即有反饋。

實現電子宣傳板的功能。單位發生的重大事件能夠第一時間編輯排版及時發布到每個人的門戶上，無需再花費大量的人力物力財力去制作宣傳板。

實現即時發布即時接收的功能。當信息發出后，瀏覽器登錄的用戶能夠通過系統彈出的新消息氣泡接收到新消息；手機APP用戶能夠通過APP推送信息得到消息提醒；也可以通過小天精靈、微信、釘釘、短信等更多途徑得到消息提醒，確保消息無遺漏、工作不延遲。而對于發送人則能夠隨時查看接收信息，對沒有閱讀的人員還可以采用其它方式再次提醒。比如辦公室發出通知后，能夠看到各部門是否已經收閱，未收閱的可以提醒，已收閱的則有據可查，避免其“不認賬”的現象。

實現信息評論臺功能。評論臺類似于一個針對發布信息的小型論壇。對于發布的信息，員工有什么看法、有什么意見，都能夠通過評論臺進行討論。比如人事部下發一個制度，制度發布后，員工針對這個新制度有什么疑問都可以提出來，相關人員可以直接在線解答，便于制度的順利執行。

實現在線審核功能。對于待發布的通知、公告等，能夠按照單位的規章制度制定審批流程，發送人在發送后，能夠自動按照設置的審批流程進行發布前的審核，審核通過后能夠直接發布。

PART4 功能描述

信息發布系統擁有完善的信息管理功能，不僅能實時的發布信息給企業內部人員，而且能對各種信息進行轉存、歸檔，不僅保證了對重要信息歷史記錄的保留，同時又能針對不同企業的需求復制不同的信息管理模塊，全面滿足各個企業對信息統一管理的需求。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 功能組件概覽

4.2常用功能介紹

4.2.1信息發布

有權限發布信息的用戶能夠進入到通知、公告等模塊進行信息的發布工作。信息的發布允許指定接收人；設置發布信息的主題；編寫信息的正文或將已經排好版的WORD文件、pdf文件或者視頻文件直接上傳形成正文；上傳相關附件，附件可以直接上傳本地文件，包括文檔和音視頻文件，也可以從文檔中心或文件柜中直接選擇文件附加進來；能夠指定當前待發布信息的類別；設置當前信息是否需要開啟評論臺功能；設置是否需要定時發布；如果開通了短信平臺，還可以設置手機短息提醒。

圖表 4.2-1 發送信息

在選擇接收人時，可以根據當前待發布的信息的需要，直接指定接收人員，或者指定發送給某個崗位、某個項目組、指定的部門等等。

圖表 4.2-2 選擇接收人

在發送后，如果設置了審核流程，系統會按照流程的設置，自動提交給審核人審核，全部審核人通過審核后，信息將自動發布。

圖表 4.2-3 發布審核

4.2.2信息接收

接收的通知、新聞、公告，會存到已收通知、新聞、公告中。可以將信息進行刪除、轉存、移動和導出操作。

圖表 4.2-4 已收信息的信息列表

接收到的通知，系統使用很簡潔的圖標用于功能的表示，不僅能夠讓畫面看起來更為簡潔，更使閱讀的正文篇幅變大，對于小屏電腦在閱讀時更為方便。

提供的功能包括：回復、回復全部、轉發、轉發到電子郵件、刪除、打印、評論。這些功能會根據當前模塊開啟的功能、當前用戶所在權限組開啟的權限、以及發布人在發送信息時選擇的開啟項目，自動顯隱。

圖表 4.2-5 已收通知查看

4.2.3查看閱讀記錄

發布信息的人員在信息發布后，能夠查看該信息的閱讀情況。誰在什么時候首次閱讀的，都能夠在列表中查看到，如果已閱的人數過多，也可以通過右上角的搜索框搜索到指定人員的閱讀信息。為了突出顯示未閱讀人員，系統把未閱讀人員單獨列出來，方便發布人逐一使用其它方式提醒。

圖表 4.2-6 查看閱讀記錄

4.2.4圖片新聞

圖片新聞經常用于重大事件、新聞、節日等的以圖片為主的新聞發布。系統中為了方便對內容的篩選，用戶可以自定義新聞的類別，并能夠指定哪些類別中的新聞是需要發布到門戶中的。

新聞發布后，登錄系統的用戶能夠在門戶和圖片新聞中看到發布的新聞。

圖表 4.2-7 圖片新聞

4.3管理員操作

4.3.1功能自定義擴展

管理員可以在系統管理-信息模塊設置，對信息發布的后臺進行設置操作。可以對模塊進行新增、修改、刪除操作。

圖表 4.3-1 信息模塊設置

模塊在建立后，系統會自動生成菜單及畫面的權限，管理員可以根據情況把權限分配給相關人員。點開已經建好的模塊，能夠在高級設置中具體指定需要開啟的功能。

圖表 4.3-2 信息模塊的高級設置

4.3.2后臺數據管理

在后臺數據管理里面，可以對信息發布進行編輯、置頂、取消置頂、刪除、導入、導出、搜索操作。

圖表 4.3-3 信息發布的后臺數據管理

PART5 在系統規劃、實施與應用過程中的注意事項

1.信息模塊的高級設置

客戶在使用信息發布模塊時，需要對信息模塊進行高級設置，比如后臺高級設置里的上傳附件功能，審批功能和允許評論功能。開啟適用的功能便于信息傳遞，才能更高效的運轉信息發布模塊。

2.圖片新聞的類別設置

發布圖片新聞之前，首先要設置圖片新聞的類別。并且設置類別時，可以選擇是否為發布類型。如果選擇了否，那么該圖片新聞是無法發布到門戶展示的。

3.信息發布模塊的置頂設置

置頂的信息，是在后臺數據管理-信息發布中設置的。對于重要的通知公告，可以進行置頂操作。

PART6 行業應用精選

中國農業科學院農業質量標準與檢測技術研究所

中國農業科學院農業質量標準與檢測技術研究所位于北京，創建于 2003 年，2006 年 11 月，加掛“農業部農產品質量標準研究中心”的牌子。承建有農業部農產品質量安全綜合重點實驗室、國家飼料質量監督檢驗中心（北京）、農業部二英檢測實驗室、全國農產品質量安全監測與預警平臺等。華天OA的信息發布模塊，滿足了客戶消息及時性和展示多樣化的需求。

由于客戶的業務要求，除了系統自帶的新聞通知公告模塊之外，還新建了其他的消息模塊，以供不同類別的信息使用。比如兩學一做專題和規章制度模塊，方便了客戶對這類消息的分類查看。