在上一篇“OA系統全解”的文章中，我們介紹了檔案管理的應用。今天我們要介紹另一種檔案——人事檔案管理。
優秀的OA系統都會將人事檔案獨立管理，因為人事檔案是人事管理的重要組成部分，包含了專業的人事管理流程，和報表統計信息，不能和其他檔案混為一談。
以國內領先的華天動力OA系統為例，其人事檔案管理的研發理念是：多維度，多角色，分級管理，綜合統計分析。它通過建立詳細的企業人員檔案信息，對企業的人力資源進行比較全面的管理，包括入職離職、人事合同、調職轉崗、員工獎懲等一系列管理工作。
華天動力OA系統提供了詳盡的、多維度的人力資源報表管理，可以實時進行企業人員的組成結構、人員職位、崗位分布比等查詢。加強了人事檔案的分級管理，為企業的經營決策，人員成本控制等提供科學的依據。下圖為該系統的人事檔案管理功能：
![[CIO時代] OA系統全解27：人事檔案智能化](http://huatian.vicgoo.com/uploadfile/2015/1230/20151230112627711.png)
相信人事部的員工會非常喜歡這個功能，因為這個功能可以極大的減少手工操作的時間和壓力，把員工從瑣碎的工作中解放出來，有更多的精力放在“人”的身上，以優化人員服務和管理。同時，也讓人事檔案管理更加系統化、可視化、智能化。
我們簡單介紹一下人事檔案管理中的一些細節，這些細節是優秀的OA系統應該具備的功能，它們包括：
可以在檔案中隨時記錄獎懲信息，處理調職轉崗等；
支持人事檔案信息的全檢索，可以按照任意屬性信息進行檢索；
新增信息自動生成功能，如輸入身份證號后自動生成性別、生日、星座等；
在人事信息中沒有的項目可以即錄即補，直接保存到列表；
支持自定義科目排序，將常用的科目例如姓名、部門、入職日期等顯示在列表前端。
所有報表均采用EXCEL格式，可以在自己的權限范圍內導出相關內容；
人事管理員分級管理，可以根據自己的權限查看相應的人員檔案信息；
員工提交入職申請單、轉正申請單、離職申請單，經審批通過之后，系統將自動記錄到檔案系統中；
可以保留離職人員檔案，對于停薪留職的人員在重新入職后可一鍵恢復人事檔案；
多達14項人事報表，管理層可多角度對人事信息進行統計、分析，全面、準確查看人員變動情況、評估人員成本變化、優化人員結構；
在編輯看來，人事檔案管理的安全性設計非常重要，如果忽略了可能會引起很多麻煩，華天動力等優秀的OA系統在這方面就考慮得比較周到。
一是具有多權限、多角色、多分工的設計。華天動力針對人事管理工作的分工管理的需求，設計了多權限分級管理模式。通過對數據權限和科目顯示權限的控制，大型企業可以將繁重的人事管理工作無縫分解給多名人員，極大方便了分工合作，既提高工作效率，也避免了交叉工作所造成的信息泄密。
二是變更全記錄，全方位保證數據安全。在OA系統中，所有的人事檔案的變更、刪除都有詳細記錄，隨時可以恢復，防止信息誤操作。
當前，企業的管理者已經形成一個廣泛的共識：人力資源是企業最重要、最寶貴的資產，那么這些“資產”的檔案自然也是非常重要的。OA系統提供了切實有效的工具，協助企業管理好人力資源檔案，實際上也是一種優化人力資源管理的方式。
